Le logiciel de comptabilité GnuCash, sous licence libre, permet de suivre ses comptes de façon professionnelle en toute simplicité.
Voir le manuel d'aide : Gnucash : manuel d'aide
$ sudo apt install gnucash gnucash-docs
Par défaut, GnuCash fait une sauvegarde automatique toutes les 5 minutes et conserve les historiques pendant 30 jours.
Cela permet de retrouver les modifications, action par action mais crée des fichiers encombrants : on finit par ne plus retrouver le fichier réel de comptes.
Mieux vaut changer ces paramètres par défaut pour que le dossier « mes-comptes » ne contienne qu'un seul fichier représentant tous les comptes.
GnuCash se lance depuis le bureau ou avec la commande :
...@...:~ $ gnucash
L’écran de démarrage GnuCash affiche des informations sur le programme et sur le processus de chargement.
Extrait de l'aide :
La hiérarchie de comptes se subdivise ainsi :
Pour la première création de compte, on utilise l'assistant de création de compte, très commode.
On peut ainsi, une fois les comptes créés, accéder pleinement aux diverses options de GnuCash.
aller dans Fichier → Nouveau → Nouveau Fichier
L'assistant s'ouvre.
Voici comment créer les comptes, étape par étape.
Par exemple, pour rajouter un LEP (Livret épargne populaire) :
Dans GnuCash, chaque compte s'ouvre en Onglet.
Tout les comptes offrent le même menu, juste au dessus des onglets de compte.
Pour bien en comprendre les fonctionnalités, nous allons ouvrir deux comptes.
En voici l'explication :
A son prochain lancement, GnuCash ouvrira automatiquement le Fichier comptes.
Important : Antidatez le solde initial de chaque compte.
Le plus simple est de dater le solde initial un jour avant toute première édition d'opération.
Pour cela :
Pour tous les comptes il faut changer la date du solde initial avant de commencer la gestion de vos comptes.
Ce n'est à faire qu'une seule fois, car le logiciel a besoin d'avoir une cohérence entre la base du solde initial et le début des futures opérations.
L'édition d'opération est un jeu d'enfant. Éditons quatre opérations.
A chaque modification, GnuCash vous ouvre une fenêtre d'alerte pour informer de l'enregistrement de la dernière modification.
Cela peut devenir agaçant à terme mais très utile pour les têtes en l'air. Cette fenêtre réapparaîtra à chaque modification même minime.
On peut désactiver cette alerte via le menu Edition → Préférences.
Choisissons de ne plus nous poser la question.
Sélectionner la ligne vierge (clic gauche).
La touche + valider permet d'enregistrer l'opération que l'on vien de faire, mais aussi d'ouvrir une nouvelle ligne vierge. Toujours faire +Valider après chaque opération.
Nous allons éditer 4 Opérations:
En entrant ces opérations selon les explications, on devrait obtenir ceci :
Sélectionner l'opération et choisir, dans le menu de compte, l'action :
Une opération rapprochée est une opération qui a été créditée ou débitée sur mon compte en banque.
Pour le moment notre compte a un solde initial, des opérations mais rien n'est rapproché ce qui se confirme visuellement par la lettre N.
Il est impératif de rapprocher en premier lieu le solde initial, car GnuCash ne comprendra pas des opérations sur un compte sans solde initial.
Pour rapprocher suivre le guide ci-dessous :
dans le menu du compte, un clic sur Rapprocher.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Sélectionner à partir de quelle date on veut faire le rapprochement.
seules les opérations qui débutent à la date sélectionnée seront rapprochées ! Il est fortement déconseillé de supprimer un rapprochement fait, considérer que le rapprochement est définitif !
Sélectionner l'opération à rapprocher, à la bonne date
Faire de même pour les 3 autres opérations en respectant la chronologie des dates ; ici, elles ont la même date : on peut cocher les trois pour faire une validation groupée.
Pour la 4ème opération (paye CATIC), on voit que la date n'est pas encore d'actualité, le rapprochement est donc inutile.
On devrait obtenir ceci :
O confirme que le rapprochement a été validé.
La planification permet d'éviter de retaper des opérations mensuelle-annuelle ou hebdomadaire.
Elle fait gagner un temps considérable dans la gestion des comptes.
Prenons l'exemple de la facture d'électricité. Elle est de 50 eu, l'opération est indiquée (voir exemple ci dessus) on va la planifier mensuellement.
Pour cela sélectionner l'opération (clic gauche sur « électricité ») puis un clic sur :
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, choisir les réglages :
Nous venons de planifier une opération mensuelle .
Dans l'exemple, GnuCash éditera tous les 24 du mois l'opération électricité = retrait pour une somme de 50 eu automatiquement sur la feuille de compte. Il ne reste plus qu'à faire le rapprochement dés que la banque le prendra en compte.
On peut vérifier ou modifier toutes les planifications en sélectionnant la ligne d'opération puis dans le menu de compte : Planifier → Avancé.
Exporter des comptes = envoyer des comptes
Pour exporter suivre les indications des flèches (clic gauche sur la rubrique) :
On vient de créer un Fichier-comptes exportable, il suffira d'indiquer à un autre logiciel de comptabilité d'importer ce fichier.
Importer des comptes = recevoir des comptes.
Bien être sûr de connaître le format du fichier à importer.
Exemple : importer un fichier au format QIF fait sur Grisbi, un autre logiciel de comptabilité libre (ce qui suppose donc que les comptes ont été exportés au format QIF sur Grisbi).
Le fichier est importé. Les comptes Grisbi sont sous GnuCash
L'exploration de GnuCash est maintenant terminée. GnuCash permet aussi de gérer des comptes professionnels.
Il existe diverses options de confort, à découvrir :
Bien-sûr, ne faites pas ce genre de test sur les vrais comptes. Finaliser les préférences avant de les appliquer au fichier de comptes réel.
Basé sur « tutoriel de Framasoft » par Stéphanie Raya.