Table des matières

Gnucash : tutoriel

Ce guide contient un tutoriel sur l’utilisation de GnuCash, traduit d'après la documentation officielle.

Pré-requis

Première étape : Commencer

Les bases

Cette section commence un tutoriel qui continuera tout au long de ce livre. À la fin de chaque chapitre, vous verrez une section Rassembler tous les éléments qui vous guidera à travers des exemples pour illustrer les concepts abordés dans cette section. Chaque section Rassembler tous les éléments construit sur la précédente, assurez-vous donc de sauvegarder votre fichier pour un accès facile.

Commençons !

  1. Commençons par créer un fichier pour stocker les données. Ouvrez GnuCash et sélectionnez Fichier → Nouveau fichier dans la barre de menu. L’assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes démarre 1).

    Si vous exécutez GnuCash pour la première fois, l’écran ne peut pas trouver les valeurs par défaut, ce qui s'affiche.

    Cette image montre le premier écran de l'assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes.
    Le premier écran de l'assistant vous donne une description de son travail. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l'écran suivant.

  2. Dans le deuxième écran, sélectionnez la devise à utiliser pour les nouveaux comptes dans la liste déroulante. Puis appuyez sur le bouton Suivant.

    La devise que vous sélectionnez ici sera attribuée à tous les comptes créés dans cet assistant.

    nouvelle hierarchie de comptes-devisesCette image montre le deuxième écran de l'assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes dans lequel vous sélectionnez la devise.

  3. Dans le troisième écran, définissez les Options du nouveau livre, puis appuyez sur le bouton Suivant. Par la suite, ces options peuvent être réglées en utilisant Fichier → Propriétés. Options de livre.L'assistant des nouvelles options de lectureCette image montre le troisième écran de l’assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes dans lequel vous sélectionnez les options du livre.
  4. Dans le quatrième écran, sélectionnez le groupe Comptes communs dans le volet Catégories. Puis appuyez sur le bouton Suivant pour continuer.

    Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs groupes de comptes prédéfinis.

    Assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes - Choisir des comptesCette image montre le quatrième écran de l’assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes dans lequel vous choisissez les différents comptes.

  5. Dans le cinquième écran, vous pourrez définir un solde d'ouverture sur chaque compte et indiquer si le compte doit être virtuel. Laissez tout tel que configuré par GnuCash et cliquez sur Suivant pour ouvrir le dernier écran de l’assistant.Assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes - ConfigurerCette image montre le cinquième écran de l'assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes dans lequel vous pouvez définir le solde d'ouverture.
  6. Dans le dernier écran de l'assistant, cliquez sur Appliquer pour créer tous les comptes et quitter l'assistant.Assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes - TerminerCette image montre le dernier écran de l’assistant de configuration de la hiérarchie de nouveaux comptes.
  7. Après avoir appuyé sur Appliquer dans la fenêtre précédente, la boîte de dialogue de sauvegarde s’affiche. Sélectionnez le format de données XML, nommez le fichier tuto_1, sélectionnez le dossier où enregistrer le fichier (le fichier de données sera utilisé dans les didacticiels de ce manuel), puis appuyez sur le bouton Enregistrer sous.
    Votre fenêtre principale devrait maintenant ressembler à ceci:fenêtre principale affichant le fichier de test

Les comptes

Voyons maintenant comment créer un plan comptable commun pour les finances personnelles.

Un plan comptable est un fichier GnuCash dans lequel vous regroupez vos comptes pour suivre vos finances.

Commençons par classer les éléments à suivre en types de comptabilité de base.

Un exemple simple

Supposons que :

Nous allons créer le cadre de ce plan comptable :

Actifs
  • compte d'épargne
  • compte courant de la banque.
Passif
  • carte de crédit.
Capitaux propres
la valeur de départ des comptes bancaires et de la carte de crédit (nous n’avons pas encore ces montants, mais nous savons qu’ils existent).
Revenu
salaire
Dépenses
  • épicerie,
  • loyer,
  • électricité,
  • téléphone
  • et Taxes (Impôts, Sécurité sociale, Complémentaire maladie) retenues sur votre salaire.

Les comptes de premier niveau

Nous allons donc classer les comptes en :

C’est le plan comptable GnuCash le plus courant et il est vivement recommandé de toujours commencer ainsi.

Commencez avec un fichier GnuCash propre en sélectionnant Fichier → Nouveau fichier dans le menu.

L'assistant de configuration de la nouvelle hiérarchie de comptes démarre.

Appuyez sur Annuler pour fermer l’assistant car nous ne voulons pas utiliser l’une des structures de comptes prédéfinies mais créer une structure de comptes de départ à partir de zéro.

Si l'onglet Comptes n'est pas ouvert, sélectionnez Affichage → Nouvelle page de comptes : l'onglet Comptes s'ouvre.

Sélectionnez Actions → Nouveau compte ….

Vous voici prêt à construire cette structure de comptes de départ

Nom du compte
Actifs
type de compte
Actif (avoirs)
compte parent
Nouveau compte racineCréation d'un compte Actifs
Nom du compte
Passif
type de compte
Passif
compte parent
Nouveau compte racine
Nom du compte
Capitaux propres
type de compte
Capitaux propres
compte parent
Nouveau compte racine
Nom du compte
Revenu
type de compte
Revenu
compte parent
Nouveau compte racine
Nom du compte
Dépenses
type de compte
Dépenses
compte parent
Nouveau compte racine

Une fois créés les comptes racine, la page des comptes devrait ressembler à ceci:Les principaux comptes racine

Création de sous-comptes

Pour ajouter des sous-comptes à cette arborescence de base, deux possibilités :

Nom du compte
Actifs actuels
Type de compte
Actif (avoirs)
Compte parent
Actifs
Nom du compte
Argent du porte-monnaie
Type de compte
Espèces
Compte parent
Actifs:Actifs actuels
Nom du compte
Compte courant
Type de compte
Banque
Compte parent
Actifs:Actifs actuels
Nom du compte
Compte d'épargne
Type de compte
Banque
Compte parent
Actifs:Actifs actuels
Nom du compte
Carte de crédit
Description
Visa
Type de compte
Carte de crédit
Compte parent
Passif
Nom du compte
Salaire
Type de compte
Revenus
Compte parent
Revenu
Nom du compte
Téléphone
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses
Nom du compte
Utilitaires
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses
Nom du compte
Electricité
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses:Utilitaires
Nom du compte
Loyer
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses
Nom du compte
Épicerie
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses
Nom du compte
Taxes
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses
Nom du compte
Impôts
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses:Taxes
Nom du compte
Sécurité sociale
Type de compte
Dépenses
Compte parent
Dépenses:Taxes
Nom du compte
Complémentaire maladie
Type de compte
Dépenses
compte parent
Dépenses:Taxes
Nom du compte
Soldes initiaux
Type de compte
Capitaux propres
compte parent
Capitaux propres

Après avoir créé ces sous-comptes supplémentaires, le résultat final devrait ressembler à : un plan comptable simple

Enregistrez ce plan comptable sous le nom tuto_3, ainsi que tuto_3vide, car nous les utiliserons dans les chapitres suivants.

Avec ce cadre de base en place, nous pouvons maintenant commencer à peupler les comptes avec des transactions.

Transactions

Cette section développera le plan comptable initialement créé dans le chapitre précédent, en définissant des soldes d'ouverture, en ajoutant des transactions et une transaction planifiée.

Ouvrir le fichier GnuCash

Ouvrez le fichier de données précédent, tuto_3vide, et enregistrez-le directement sous tuto_4. La fenêtre principale devrait ressembler à ceci : Point de départ pour les transactions

Soldes d'ouverture

Les soldes de départ d'un compte sont généralement affectés à un compte spécial appelé Capitaux propres:Solde d'ouverture.

Supposons qu'au 1er janvier de l'année en cours, il y a :

  1. Ouvrez le registre Actifs:Actifs actuels:Compte d'épargne.
    Dans le menu Affichage, vérifiez que vous êtes bien dans le style Grand livre de base.
  2. Dans le registre Actifs:Actifs actuels:Compte d'épargne, saisissez :
    • un dépôt de 1000 €
    • le 1er janvier
    • depuis Capitaux propres:Soldes initiaux,
    • avec la description Solde initial
      pour définir votre solde de départ.
      Enregistrez la transaction en appuyant sur la touche ↵ Entrée ou en cliquant sur l'icône .
  3. Dans le registre Actifs:Actifs actuels:Compte courant, saisissez :
    • un dépôt de 1 000 €
    • le 1er janvier
    • depuis Capitaux propres:Soldes initiaux,
    • avec la description Solde initial.
      Enregistrez la transaction.
  4. Dans le registre Passif:Carte de crédit 2), saisissez :
    • une dépense de 500 €
    • le 1er janvier
    • depuis Capitaux propres:Soldes initiaux. Enregistrez la transaction.

Vous devriez avoir maintenant 3 comptes dont les soldes d'ouverture sont définis :

Exemples de transactions supplémentaires

Ajoutons quelques transactions supplémentaires pour simuler les dépenses d’un mois.

Au cours du mois,

Tous payés par chèque.

Nous avons également :

Enfin, passons 100 € du compte d’épargne au compte courant.

  1. Pour payer la facture d’électricité, ouvrez le compte Dépenses:Utilitaires:Electricité et entrez une dépense :
    • de 78 €
    • à la fin du mois en cours (par exemple : le 31)
    • numéro de chèque (par exemple: 102
    • description (par exemple: EdF)
    • compte de transfert : Actifs:Actifs actuels:Compte courant.
  2. Pour payer la facture de téléphone, ouvrez le compte Actifs:Actifs actuels:Compte courant et entrez une transaction :
    • de 45 €
    • à la fin du mois en cours (par exemple : le 31)
    • numéro du chèque (par exemple: 103)
    • une description (par exemple Orange)
    • compte de transfert : Dépenses:Téléphone.3)
  3. Pour payer le loyer, ouvrez le compte Dépenses:Loyer et entrez une dépense :
    • de 350 €
    • à la fin du mois dernier (par exemple : le 30 novembre).
    • une description (par exemple Loyer de novembre)
    • numéro du chèque (par exemple: 104)
    • compte de transfert : Actifs:Actifs actuels:Compte courant.
  4. Dupliquez cette transaction en utilisant le bouton Dupliquer() de la barre d’outils.
    • Cliquez sur la transaction de loyer en cours, puis sur l'icône Dupliquer.
      • Entrez la date de transaction un mois plus tard (par exemple, le 31 janvier) et notez le séparateur de ligne bleue utilisé par GnuCash pour séparer les transactions futures des transactions en cours. Vous pouvez entrer des transactions avant qu’elles ne se produisent.
      • Vous pouvez également configurer une transaction planifiée pour payer votre loyer, car sa valeur est susceptible d'être constante dans un avenir prévisible :
        • Cliquez sur la transaction de loyer en cours (le 28 décembre), puis cliquez sur l'icône Calendrier
        • Passez à Mensuel, modifiez la description si nécessaire et appuyez sur Valider
  5. Pour transférer de l'argent de votre Compte d'épargne vers votre Compte courant, ouvrez le registre Actifs:Actifs actuels:Compte d'épargne et entrez un nouveau retrait :
    • de 100 €
    • le 6
    • une description (par exemple de compte d'épargne à compte courant)
    • compte de transfert : Actifs:Actifs actuels:Compte courant
  6. Ajoutez un achat de produits d’épicerie : allez dans Actifs:Actifs actuels:Compte courant, ajoutez un retrait :
    • de 45,21 €
    • le 5
    • une description (par exemple Epicerie)
    • transfert sur Dépenses:Épicerie.
  7. Pour ajouter un chèque de paie, ouvrez le registre Actifs:Actifs actuels:Compte courant, cliquez sur une nouvelle ligne de transaction, puis sur Répartition.
    • Sur le première ligne, saisissez :
      • la description (par exemple, Employeur),
      • ainsi que la date (par exemple, le 14).
    • Dans la ligne «fractionnée» située au-dessous de cette ligne, entrez le montant de votre chèque sous forme d'un dépôt dans Actif:Actifs actuels:Compte courant (par exemple: 670 €).
    • Sur la première ligne fractionnée, entrez les retenues sous forme de dépôts :
      • Dépenses:Taxes:Impôts (par exemple: 180 €),
      • Dépenses:Dépenses médicales (par exemple: 90 €)
      • et Dépenses:Taxes:Sécurité sociale (par exemple: 60 €)
      • et enfin le total brut de votre chèque de paie (par exemple: 1 000 €) en tant que transfert de retrait du Revenu:Salaire.
  8. Vous devez également payer votre abonnement Internet de 20 € le 28.

Comptes après avoir défini toutes les transactions

Enregistrer le fichier

Sauvegardons le fichier de données GnuCash (tuto_4).

Rapports

GnuCash est livré avec un grand nombre de rapports hautement personnalisables.

Jetons un coup d’œil à un flux de trésorerie et à un rapport de transaction.

  1. Voyons d’abord le rapport sur les flux de trésorerie du mois de décembre.
    Sélectionnez le rapport de trésorerie dans Rapports → Revenus et dépenses → Flux monétaire.Rapport de trésorerie pour le mois de décembre
    Pour obtenir ce rapport personnalisé, faites un clic droit sur le rapport et choisissez Options du rapport. Définissez ensuite la période et spécifiez les comptes à inclure dans le rapport.
  2. Voyons maintenant le rapport de transaction correspondant au compte courant.
    Sélectionnez le rapport de transaction dans Rapports → Rapport de transaction.Rapport de transaction pour le compte courant en décembre
  3. Modifions maintenant le rapport de transaction pour n’afficher que les différents comptes de dépenses.Rapport de transaction pour les comptes de dépenses en décembre

Autres étapes

Gérer les finances personnelles

Chéquier

Dans ce chapitre, nous ajouterons plus de transactions, puis nous les rapprocherons.

Soldes d'ouverture

Commençons par ouvrir le fichier que vous avez enregistré (tuto_4).

Votre plan comptable devrait ressembler à ceci: Le plan comptable tuto_4

Ajouter des transactions
  1. Nous allons maintenant entrer un transfert d’argent du Compte d'épargne au Compte courant.
    Pour cela, ouvrez le registre du Compte courant.
    Sur une ligne vierge, entrez une transaction pour transférer :
    • 500 €
    • le 24 décembre
    • Compte de transfert : Actifs:Actifs actuels:Compte d'épargne, puisque vous êtes dans le Compte courant.
    • Description : Transfert d'argent
      Votre compte courant devrait maintenant ressembler à ceci:
      Compte courant tuto_4
  2. Maintenant, écrivons quelques chèques sur ce compte.
    • Commencez par rédiger un chèque
      • de 75 €
      • le 5 décembre
      • à l'ordre de Epicerie du marché.
      • Le compte de transfert est Dépenses:Épicerie puisque tout cet argent est destiné à l’épicerie.
    • Puis un chèque
      • de 100 €
      • à l'ordre de ABC Hardware
      • et divisez ce montant entre deux dépenses: 50 € pour le ménage et 50 € pour les outils.
        Vous devrez créer un compte de type Dépense pour chacun de ces éléments, puis entrer des fractionnements pour ceux-ci.
        Votre compte courant devrait maintenant ressembler à ceci :
        Le compte courant 2 tuto_4
  3. Supposons que vous ayez maintenant besoin de retirer de l'argent.
    Vous n'avez pas de compte de caisse dans votre plan comptable, vous devez donc en créer un.
    Créez le compte Actifs:Actifs actuels:Argent du porte-monnaie sous forme de compte de niveau supérieur de type Actif.
    À partir de votre registre de Compte courant, entrez un retrait de type DAB pour transférer 100 € du compte courant à Argent du porte-monnaie le 25 décembre.
    Le compte courant 3 tuto_4
    Cette image montre le registre de compte chèque avec un retrait à un guichet automatique.
Soldes d'ouverture

Nous sommes maintenant prêts à rapprocher ce compte courant à l'aide de cet exemple de relevé bancaire:

Un exemple de relevé bancaire

  1. Dans le menu, Sélectionnez Actions → Rapprocher puis renseignez le solde de clôture : 1451,79 €. Cliquez sur Valider pour commencer à rapprocher le compte.
    Cochez les entrées qui apparaissent sur le relevé.
    Quand c'est fini, la fenêtre de rapprochement devrait ressembler à ceci:
    La fenêtre de rapprochementNotez que votre solde rapproché diffère de 5,00 € du solde du relevé.
    En examinant le relevé bancaire, des frais de service de 5,00 € manquent à votre compte courant.
  2. Cliquez donc sur le registre du compte courant et ajoutez 5.00 € de frais de service au compte courant.
    Sur une ligne vierge du registre du compte courant, entrez une transaction pour virer 5,00 € du compte courant vers un compte de frais de service.
    (Vous devrez créer le compte de frais de service sous le type Dépense.)
    Utilisez la date de transaction du relevé pour cette transaction.
    Votre compte courant devrait maintenant ressembler à ceci:Le compte courant
    Cette image montre le registre du compte courant après ajout des frais de service.
  3. Cliquez de nouveau sur la fenêtre de rapprochement : les frais de service apparaissent maintenant dans les sorties de fonds.
    Cliquez dessus pour les marquer comme rapprochés : le montant de la différence devient 0,00. Cliquez sur le bouton Terminer de la barre d’outils pour terminer le rapprochement.
    La colonne Rapprocher R du registre du compte courant indique y pour chaque transaction que vous venez de rapprocher.
    Noter également que la ligne état indique à présent le rapprochement: 1451,79 €.
    Le compte courant
    Cette image montre le registre de compte courant rapproché.
Enregistrer le fichier

Retournez à la fenêtre principale et sauvegardez votre fichier sous le nom tuto_5. Votre plan comptable ne cesse de croître, et il devrait maintenant ressembler à ceci: Le plan comptable

Rapports

Comme nous l’avons vu plus haut, examinons le flux de trésorerie et un rapport de transaction.

  1. Voyons d’abord le rapport des flux de trésorerie du mois de décembre.
    Sélectionnez le rapport dans Rapports → Revenus et dépenses → Flux monétaire.
    Rapport de trésorerie pour le mois de décembre
  2. Voyons maintenant le rapport de transaction correspondant aux différents comptes d'actif.
    Sélectionnez le rapport dans Rapports → Rapport de transaction.
    Rapport de transaction pour les comptes d'actifs en décembre
  3. Modifions maintenant le rapport de transaction pour n’afficher que les comptes de dépenses.
    Rapport de transaction pour les comptes de dépenses en décembre

Notez que vous n'avez pas encore utilisé le compte de carte de crédit. GnuCash fournit un type de compte spécial pour les cartes de crédit, ce que nous allons voir.

Cartes de crédit

Dans cet exemple, nous :

Ouvrir le fichier GnuCash

Ouvrez le fichier de données tuto_5 et enregistrez-le immédiatement en tuto_6 . La fenêtre principale devrait ressembler à ceci: Plan comptable de départ

Achats

Faisons quelques achats sur notre carte visa que nous inscrivons dans la colonne Dépenses :

Nous avons également refait l’exercice du chapitre précédent, avec :

La fenêtre d’enregistrement pour le passif de carte de crédit devrait ressembler à ceci: Premiers achats par carte de crédit

Rembourser

Supposons maintenant que le 15, vous rendiez les vêtements que vous aviez achetés le 11 à Faux Pas Fashions et qu'ils vous remboursent sur votre carte de crédit.

Entrez une transaction pour le remboursement par carte de crédit pour le montant total de 100 €.

N'oubliez pas d'utiliser le même compte de transfert que vous avez utilisé pour l'achat initial et entrez le montant dans la colonne Paiement.

GnuCash complétera automatiquement le nom et le compte de transfert pour vous, mais il entrera aussi automatiquement les 100 € dans la colonne Charge.

Vous devrez ressaisir le montant dans la colonne Paiement. La transaction ressemble à ceci:

Restitution des vêtements à Faux Pas Fashions, remboursement par carte de crédit.

Frais d'intérêts

Après le mois de dépenses, la facture de carte de crédit arrive malheureusement par la poste ou vous y accédez en ligne via Internet.

Le dernier jour de janvier, des intérêts de 20 € vous ont été facturés en raison du solde que vous avez reporté du mois précédent.

Ceci est entré dans le compte de carte de crédit en tant que dépense.Frais d'intérêts

Rapprochement

Quand votre facture de carte de crédit arrive, vous devez rapprocher votre compte de carte de crédit de ce document avec l'application de réconciliation intégrée de GnuCash.

Mettez en surbrillance le compte de carte de crédit et cliquez sur Actions → Rapprocher ….

Pour cet exemple, supposons que le relevé de carte de crédit soit daté du 31, avec un solde final de 455 €.

Entrez ces valeurs dans la fenêtre initiale de rapprochement : Fenêtre de rapprochement initiale

Cochez chaque transaction dans le compte quand le relevé et Gnucash concordent. Dans cet exemple, il existe une différence de 300 € entre vos comptes GnuCash et le relevé de carte de crédit. Fenêtre principale de rapprochement montrant une différence de 300 €

En cherchant, vous trouvez que vous avez oublié d'enregistrer un paiement effectué le 5 mars à la société émettrice de cartes de crédit pour 300 €.

Cliquez sur le bouton «Ajouter une nouvelle transaction : le registre s'ouvre ; saisissez la transaction de paiement de votre compte bancaire sur la carte de crédit.

Le relevé de carte de crédit et votre compte GnuCash peuvent maintenant être rapprochés, avec un solde de 455 €.

Paiement

Vous ayez terminé le rapprochement de votre compte de carte de crédit, vous devez encore 455 € à la société émettrice de cartes de crédit.

Nous effectuerons un paiement partiel de 300 € ce mois-ci.

Pour ce faire, entrez pour le 5 février 2019 un virement de 300 € de votre compte bancaire sur le compte de carte de crédit, ce qui réduit le solde de votre carte de crédit à 155 $.

Votre compte de carte de crédit devrait maintenant apparaître comme ceci: Enregistrement de compte après rapprochement et paiement du compte

Retournez à la fenêtre principale et sauvegardez votre fichier en tuto_6. Votre plan comptable ne cesse de croître et devrait maintenant ressembler à ceci: Plan comptable GnuCash après rapprochement et paiement du compte

Enregistrer le fichier

Enfin, sauvegardez le fichier de données gcashdata_6.

Rapports

Comme plus haut,

  1. Examinons d’abord le rapport sur les flux de trésorerie du compte de passif Visa au mois de mars.
    Sélectionnez le rapport de trésorerie dans Rapports → Revenus et dépenses → Flux monétaire.Rapport de trésorerie du 1er janvier au 30 avril 2018
  2. Voyons maintenant le rapport de transaction du compte Visa.
    Sélectionnez le rapport de transaction dans Rapports → Rapport de transaction.Rapport de transaction pour le compte Visa du 1er janvier au 30 avril 2018
  3. Modifions maintenant le rapport de transaction pour afficher uniquement les différents comptes de dépenses.
    Rapport de transaction pour les comptes de dépenses du 1er janvier au 30 avril 2018

Conclusion

FAQ

Problèmes connus

Voir aussi


Basé sur « GnuCash Tutorial and Concepts Guide » par GnuCash Documentation Team.

1)
il permet de créer plusieurs comptes à la fois
2)
vous pouvez aussi saisir une réduction dans le compte Solde d'ouverture car il s'agit de l'argent que vous avez emprunté
3)
Notez que vous pouvez saisir des transactions de dépenses du côté du crédit (les comptes de dépenses) ou du côté du débit (le compte d'actif).